数字化改造让档案管理更高效-全球通讯

全国档案局长馆长会议不久前在京召开，会议指出，未来国家档案局将高标准推进国家级数字档案馆（室）、示范数字档案馆（室）建设，深入抓好企业集团数字档案馆（室）建设试点，尽快形成一批示范单位。

如何走出一条具有数智时代特征、着力提升档案工作管理效率和服务人民群众水平的数字档案馆建设新路？3月下旬，科技日报记者采访了相关专家。

数字档案馆建设是必然趋势

(相关资料图)

在档案工作者看来，建设数字档案馆，是时代发展的必然趋势，是信息时代档案馆适应国家和社会各项事业发展需要的必然要求。

随着我国信息化发展的不断深入，办公自动化兴起，业务系统信息化建设成为主流，电子文件大量产生，给传统档案管理工作带来冲击。

“档案信息需求方式正在发生变化，传统的档案工作方式已经不能完全满足档案利用及档案信息资源整合的诉求。因此，在当今数字社会、数字经济和数字建设的大趋势下，档案数字化建设是社会信息化的必然要求。”常州市档案馆馆长金云江说。

档案数字化建设的基础是做好电子文件归档工作，将纸质载体转化为电子载体。但数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，而是一项系统工程。

广义的档案数字化是指通过一定的技术手段，将存储在传统载体上、模拟形态的档案信息，转换为计算机可以识别和处理的数字形态信息，并加以存储、组织、检索和维护的过程。

“数字档案馆必须从重建设转向利用新技术深耕运营的模式，数字档案馆建设和档案事业的数字化转型是一项系统工程。它既是技术变革，也是流程再造的制度变革。”常州市档案馆副馆长闾英姿说。

融合云计算等技术

对于档案建设工作，仅仅做好档案保管与档案安全建设不足以满足档案工作需求。只有高效利用档案信息、加强对档案信息需求的梳理，才能更好地利用档案材料、资源服务于其他工作。

“推进档案数字化建设对于区域之间、行业信息资源整合以及互联共享平台的构筑都是有利的。所以做好档案数字化建设工作，不仅仅是完成一项工作任务，也是为了更便捷地进行档案工作与档案信息资源的利用。” 金云江说。

闾英姿认为，起步阶段的数字档案馆建设重在硬件和软件的搭配和配置。但随着数字档案馆建设逐步迈入“深水区”，要以单套制归档为抓手，业务协同为牵引，将云计算、大数据、区块链、人工智能等技术融合在一起，在云平台+大数据的有力支撑下，持续开展数据治理和数据挖掘，才能应对海量政务电子数据的涌入和高效开发利用。

例如，常州市档案馆保管了嘉庆元年（1796年）至今常州地区的文书档案、专业档案、民生档案、声像档案、实物档案等多种门类档案史料共148.56万卷（册），同时收藏有古籍善本、名人书画、鱼鳞图、地籍图等珍贵档案。

为破解档案管理和利用难点，常州市档案馆以数字档案馆建设引领档案事业数字化转型，通过系统谋划、科研赋能等举措，提升政务服务事项电子文件归档和电子档案管理水平，推进信创、云计算、区块链等新一代信息技术应用场景建设。

努力打造档案工作新模式

我国数字档案馆建设工作已经取得了一定的成效。据了解，2022年我国新增12家全国示范数字档案馆、26家国家级数字档案馆。同时，开展电子文件归档与电子档案管理工作，确定65家机关业务系统和38家建设项目电子文件归档和电子档案管理试点单位。

然而，数字档案馆建设依旧面临一些问题。从目前建设情况来看，在经济发达、数据密集的地区，数字档案馆建设步伐相对较快。虽然数字档案馆系统作为“骨架”已经搭起来，但各部门数据资源分散、标准不统一、数据质量不高等问题日益凸显，造成数据“物流”成本过高，数据“循环”仍不畅等问题。

在闾英姿看来，档案部门要紧抓新修订档案法颁布实施等机遇，主动参与决策，进一步明确电子文件全生命周期各环节的主体责任、规范标准、保管义务等，将档案工作网络从线下覆盖到线上，确保数据标准统一、权利清晰、责任明确，推进政府数据资源的管理利用由“量变”向“质变”升级。

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